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La planificación es el punto fuerte de las relaciones públicas y organización de eventos requiere de una planificación cuidadosa, intensa y fructífera para que, días después, sigan hablando de él.
Con los eventos se genera intriga, interés y se trata de mejorar la imagen.
Importancia de las rrpp en la organización de eventos
Las relaciones públicas son el aliado que todo CEO quiere para su empresa, ya que en sus manos recae todo el diseño y producción de eventos con un objetivo definido. En todo momento se establecen las necesidades y se marcan los posibles problemas que puedan surgir para tratar de resolverlos con las mínimas consecuencias.
Planificación intensiva
Un evento es una herramienta de gran valor comunicativo por el gran impacto que puede llegar a generar en la estrategia de marketing y comunicación. La publicidad eventos y relaciones públicas juegan un papel crucial en este proceso.
A la hora de planificarlo, se establecen los objetivos y qué se quiere conseguir con el evento, escogiendo una fecha significativa y elegida a conciencia para que no coincida con acontecimientos relevantes que puedan afectar al público objetivo.
Por ello, tenerlo todo planificado, programado y claro es el primer paso para que el evento fluya con éxito. Las acciones han de estar detalladas y asignadas en función de lo que se quiere conseguir con cada una de ellas, cómo se va a realizar y en qué momento.
Promoción exitosa
Una buena comunicación y difusión es la antesala de un gran evento. De los importantes, de los que se cuentan anécdotas y de los que no se olvidan con facilidad. Para poder conseguirlo, las herramientas de comunicación y los plazos de ejecución son fundamentales para que el target capte el mensaje y pueda asistir.
El trabajo en equipo y la buena organización, fundamentos de las relaciones públicas, regirán el camino a seguir para que todo esté bajo control y evitar los imprevistos.
Aumento de la notoriedad
La buena planificación de un evento, con un buen desarrollo, aumenta la notoriedad de marca e impulsa la reputación. ¿Por qué? Porque las experiencias marcan mucho más que cualquier copy o campaña publicitaria y la difusión y entretenimiento que se generan con los eventos en los medios sociales también son experiencias para todo aquel target que no ha podido asistir al evento.
Por esta razón es importante retransmitir en streaming el evento y colgar en tu web el video del evento, para que todos aquellos que no hayan podido asistir lo puedan ver en diferido.
¿Cómo ayuda una agencia rrpp en la promoción de un evento?
El evento es el desafío deseado de toda agencia de relaciones públicas. Todo evento se basa en una historia que será el hilo conductor para atraer a los diferentes públicos y stakeholders presentes.
La filosofía de marca será acorde al evento, transmitiendo la imagen deseada y los valores establecidos.
Crear y nutrir una comunidad en línea
Crear una comunidad puede ser fácil, pero mantenerla cada día es tarea de las relaciones públicas y organización de eventos para que se genere un entorno en el que poder compartir información de forma rápida y sencilla.
Una comunidad proporciona contenido, ideas que tratar y se convierte en una fuente muy importante para que la marca pueda conocer de forma directa lo que opinan sus seguidores o clientes. Compartir información es impulsar la imagen de marca.
Crear y distribuir contenido
Crear contenido para el evento es echar imaginación para que no sea un evento más. Se trata de crear nuevos canales o alternativas que generen impacto aprovechando las redes sociales y su potencial.
El contacto directo y constante será fundamental para poder desarrollar con éxito un evento digital, o un evento presencial que se pueda vivir, además, de forma online.
Canalizar las solicitudes de más información
El escaparate de una tienda es el evento de una marca o empresa, por lo que se crea un espacio en el que cabe aprovechar cada oportunidad para despejar dudas y solucionar problemas que puedan surgir entre el público.
La información es lo más importante y en todo evento ha de reforzarse la imagen de referente y autoridad en el sector, aportando consejos y curiosidades que apoyen el argumento. Estas acciones generarán interés en aquellos que desconozcan la marca y cada pregunta o solicitud de información se tendrá que tratar de forma personalizada y directa para poder ofrecer una imagen positiva.
Promover la variedad
Un evento es una fuente de contenido impresionante para poder generar temas relevantes que, a priori, no tenían cierta relevancia. Un evento abierto es mucho más enriquecedor que un evento cerrado en el que ceñirse exactamente a la programación establecida.
En la variedad está el gusto y poder mantener el compromiso con el público gracias a la presencia de diferentes personalidades convierte el evento en un atractivo.
Atracción de los medios de comunicación
El evento ha de estar en boca de todos y, además, de todos los profesionales de la comunicación. Todos los medios de comunicación han de ser partícipes del evento sin olvidar a los influencers o personas influyentes del sector.
Poder contar con la presencia de estos medios puede aumentar notoriamente la percepción del público, proporcionando información desde otro punto de vista y enfoque que puede resultar atractivo. La publicidad eventos y relaciones públicas son esenciales para lograr esta atracción.
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