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En este proceso de transformación digital, acelerado por la pandemia iniciada en 2020, las empresas se enfrentan a una gran duda: ¿Cuál es el tipo de evento que más me conviene?
La duda de si con los eventos digitales se pueden alcanzar los mismos resultados que con los presenciales, está a la orden del día.
Está claro que 2021 fue híbrido, y parece que esta tendencia se va a explotar mucho más en este 2022. Pero, ¿cuándo elegir uno u otro? Aquí te damos algunos consejos y te orientamos para que traces tu mejor estrategia.
Diferencias entre los diferentes eventos
A día de hoy, una agencia de relaciones públicas puede diseñar tres tipos de eventos para las empresas:
- Evento 100% digital: son encuentros que se desarrollan en remoto. Tanto los ponentes como los asistentes se conectan digitalmente a través de determinadas plataformas. Generalmente, en los eventos digitales, los usuarios se conectan simultáneamente a una hora y en una fecha concreta, pero no tiene por qué ser así en todos.
- Evento presencial: antes de la llegada de la pandemia era el más utilizado. Todos los interesados se reunían en un mismo espacio físico en el que tenía lugar la reunión, ponencia o presentación.
- Evento híbrido: en este último tipo, parte de los asistentes y los ponentes se reúnen de forma presencial y el resto acuden de forma digital desde donde se encuentren. Es decir, el evento tiene lugar de forma física, pero también se retransmite digitalmente, uniendo ambos mundos.
Ventajas de cada uno
Por un lado, los eventos 100% remotos permiten ahorrar mucho presupuesto. La inversión en protocolo, desplazamientos, organización, hospedaje, entre otros, será mínima e incluso nula. Además, pueden llegar a muchísimas más personas, ya que los interesados se pueden conectar desde cualquier parte del mundo.
Por su parte, los eventos presenciales transmiten mucha más cercanía y los asistentes y participantes pueden crear más lazos entre ellos, generando así una experiencia mucho más enriquecedora y completa. Además, el impacto visual en los asistentes será mucho mayor.
Por último, los eventos híbridos combinan los beneficios de ambos mundos. Ofrecen flexibilidad permitiendo que cada persona participe de la forma que quiera o pueda. Esto puede aumentar enormemente la audiencia del evento, ya que tanto las personas que prefieren los eventos presenciales como los virtuales acudirán.
¿Qué tipo de eventos encajan mejor en cada forma de hacerlo?
En realidad, cualquier tipo de evento puede adaptarse al mundo digital. No obstante, hay algunos que, por sus características, es difícil que consigan convertirse por completo al ámbito online.
Por ejemplo, las ferias y exposiciones son eventos cuya esencia es imposible transmitirla digitalmente. Esto también ocurre con las entregas de premios o los conciertos.
Lo que sí avecina 2022 es que los eventos irán tendiendo a ser híbridos y a dar la posibilidad de asistir tanto digitalmente como presencialmente.
¿En qué debes fijarte para decidir si tu evento es mejor hacerlo de forma digital, presencial o híbrido?
En este sentido, lo mejor es fijarte en los objetivos que quieres alcanzar con el evento. Vuelve a revisar los beneficios de cada uno de ellos y elige el que te ayude a lograrlos de la mejor manera posible.
Por ejemplo, si tu presupuesto no es muy alto, sin duda, los eventos 100% online serán tu mejor opción. Con el paso del tiempo puedes ir planteándote otro tipo de eventos. Además, los eventos digitales pueden ser una muy buena forma de coger rodaje y de ir viendo cómo acoge tu público tus eventos.
Si lo que buscas es generar una comunidad entre los asistentes, los eventos presenciales son mucho más útiles. Las personas pueden entablar conversaciones en cualquier momento y se pueden crear redes de networking que, en los eventos digitales, es algo muy complicado de alcanzar.
Si tus objetivos son varios y pretendes tanto alcanzar la mayor audiencia posible como crear comunidad, los eventos híbridos pueden ser una muy buena opción. Son más económicos que los presenciales y, además, ofrecen la posibilidad de participar a personas que viven lejos, incrementando así los asistentes.
En resumen, ¿qué quieres alcanzar? Contestando a esta pregunta y teniendo en cuenta tu situación como marca, podrás elegir la mejor opción para tu empresa.